Jobba tryggt efter semestern

Semesterperioden börjar gå mot sitt slut och fler och fler företag sätter igång verksamheten på full fart igen. Men det är ju det där med coronaviruset… Är det verkligen en bra idé att överväga att skicka tillbaka alla till kontoret för att jobba som vanligt? 

Folkhälsomyndigheten svarar tydligt NEJ på den frågan. Det är fortfarande bättre om endast de som måste befinna sig på sin arbetsplats gör det. Övriga som kan arbeta på distans bör fortsatt göra detta. Faran är verkligen inte över utan det är snarare så att vi riskerar att en andra våg av smittan blommar upp om vi för snabbt går tillbaka till att träffa stora mängder människor igen.

Distansarbete bör fortsatt vara norm

Troligtvis så kommer det här att vara norm under ganska lång tid framöver, såvida det inte dyker upp ett effektivt vaccin inom några få månader. Då det är relativt osannolikt att det kommer att ske så får man som arbetsgivare räkna med att distansarbete kommer att vara normen och därför måste verksamheten anpassas så gott det går till detta.

Många anställda har även insett fördelarna med att arbeta hemifrån under huvudparten av sina veckor och skulle gärna fortsätta med det. Självklart finns det utmaningar som att man går miste om visst “fikasnack” som bjuder in till samtal som inte hinns med under mer formella möten. Försök därför att hitta olika vägar som hjälper dina medarbetare att hålla den personliga kontakten. Det är ofta där som nya idéer och lösningar på problem dyker upp.

Jobbar ni mycket vid datorer är det trevligt att ha en chatt igång under dagen att skriva lite i, eller varför inte skapa ett helt virtuellt kontor där alla sitter med webbkamera på, åtminstone några timmar om dagen. Då suddas gränserna ut och det känns mer som att man faktiskt sitter i samma lokal och arbetar.

Undvik onödiga besök

Om ni ändå bestämmer er för att göra hela eller delar av jobbet från de egna lokalerna är det viktigt för allas säkerhet att man så långt det är möjligt undviker onödiga besök. Det gäller såväl affärsbesök som privata. Och när det kommer till kunder, leverantörer och samarbetspartners i utlandet så kommer det att dröja ett bra tag innan det blir aktuellt med besök igen. Många länder har restriktioner både mot att åka till Sverige och att ta emot svenska besökare på grund av det antal smittade i Covid-19 som vi har haft här i landet de senaste månaderna. 

För att kunna upprätthålla kommunikationerna så bör du satsa på att se till att ni kan mötas virtuellt på ett bra sätt. Nedan kommer lite tips på vad du kan göra.

Rätt utrustning gör jobbet effektivt

För att kunna arbeta effektivt på distans så behöver man bra utrustning. Det gäller både för de anställda som ska arbeta hemifrån och i de egna lokalerna.

Investera gärna i bra utrustning för videokonferenser. Det är en stor fördel att ha en lokal med fast installerad utrustning som direkt är redo för att ringa videosamtal med hög kvalitet. Mycket tid kan sparas in på att inte behöva koppla in utrustningen och krångla med inställningar varje gång det är dags. Med fast videoutrustning står allt redan placerat så att man tydligt kan se både de som talar och en eventuell skärm som kan behöva delas, mikrofoner är inställda för att fånga upp ljudet väl i lokalen och det hjälper definitivt att ha en riktigt bra konferenskamera och projektor istället för en liten inbyggd webkamera i en laptop.

Detta är användbart både inom den egna verksamheten när man ska hålla möten och även när man ska kommunicera med samarbetspartner inom och utom landet. Även om gränserna öppnas upp igen så är det värdefullt att kunna spara in onödiga resor, så lägg hellre några kronor extra på riktigt bra digital utrustning och digitala verktyg som underlättar kommunikationen.

Glöm heller inte bort att dina anställda måste ha en bra ergonomi och vettig utrustning när de jobbar hemifrån. Det kan innebära vissa investeringar initialt, men sen kommer det att löna sig genom att dina anställda kan sköta jobbet effektivt och utan att bli sjuka på grund av dålig arbetsmiljö. Ser ni att det här kommer att bli långvarigt kan det vara värt att överväga att flytta hem en del utrustning till dina medarbetare såsom ergonomiska bord och stolar, datorskärmar och belysning. Kanske går det så långt som att ni kan spara in på kontorshyran och bara hyra en möteslokal och något enstaka rum istället? Fundera på saken tillsammans och se vad som passar just er verksamhet bäst.

17 aug 2020