Tips för en lyckad videokonferens

En videokonferens kommer med flera fördelar. Jämfört med ett fysiskt möte är logistiken kring sammankomsten inte lika krävande. Det här leder inte bara till minskade resekostnader, utan även att företaget överlag kan bli mer effektivt när inte anställda behöver lägga ner tid på att få ihop mötet.

Som med alla möten krävs dock förberedelser för att det ska bli lyckat. Det krävs att det är någorlunda planerat för att ni efteråt ska kunna stänga ner videokonferensen och känna att ni har kommit framåt. Här kommer en del tips som kan hjälpa er på vägen med det.

Tänk på det visuella

Det här behöver inte bara innebära att gestikulera när du pratar. Med ett system byggt för videokonferenser kan man vanligen dela grafer, videoklipp och ljudinspelningar med varandra. Att föra in en presentation i systemet och sedan spela upp det för deltagarna i konferensen är ett effektivt sätt att säga sin mening, precis som det är fysiska möten. Visserligen kan du välja att rikta kameran mot dig och en whiteboard-tavla, men att använda mjukvara gör det sannolikt tydligare och enklare för alla inblandade.

Tänk på oljud och prassel

En videokonferens kan kännas som ett fysiskt möte, så det är lätt att glömma att vissa oljud kan störa samtalet mer än vad man tror, om det sker nära mikrofonen. I första hand bör man se till att vara noga med att stänga av mikrofonen när man inte pratar eller planerar att göra det under en tid. Det blir då bekvämare för samtliga deltagare och lättare för dem att kunna fokusera på den som pratar.

Ska du prassla med papper medan du pratar bör inte detta göras nära mikrofonen. Likaså bör den inte heller sättas så att dina andetag kan störa alltför mycket. Se även till att ljudnivån är rätt inställd innan konferensen påbörjas.

Välkomna in de övriga i samtalet

En videokonferens är en mötesform som tillåter alla deltagare att vara med. Det här till skillnad från tv-länk, som är en form av envägskommunikation. Se till att välkomna övriga deltagare i konferensen så gott det går, precis som vid ett fysiskt möte. Välkomna synpunkter och kom med frågor.

Testa systemet ordentligt innan videokonferensen påbörjas

För att undvika onödiga problem under konferensen är det bäst att helt enkelt testa igenom systemet på förhand. Fungerar det bra att dela information och videoklipp? Hur är ljudnivåerna? Sitter kameran bra? Är bilden klar, eller är det något som gör att det ser dåligt ut?

24 aug 2017