Ordning och reda – pengar på fredag

Arbetar du med dokument och har många kunder? Känns det som att du inte har något system som gör att du snabbt hittar den kunde som du för tillfället arbetar med? Skulle du vilja få ett system som möjliggjorde för dig att snabbt hitta de dokument som du önskar? Är det svårt att bringa ordning på alla saker? Då finns det faktiskt ett system som kan bringa ordning på alla dina dokument och så att du kan hitta både kunder och dokuement utan att du behöver leta i flera dagar. Det lättaste sättet att arkivera dokument är att göra dem digitala. Dokumenten behvöer inte försvinna på något sätt bara för att de digitaliseras. Man kan faktiskt ha dem i båda formerna; både i pappersform och digitalt, om det är viktigt att de inte förstörs, utan förvaras på något sätt i sin fysiska form.

Dessa fördelar finns med digitalt arkiv

Däremot kan det vara både snabbare och lättare för dig att kunna slå efter en viss kund och dokument om du gör dem digitala. Då kan du föra in dem efter ett arkiveringssystem som tillåter dig att hitta dokumenten på ett sätt som underlättar för dig att hitta dem.

Du kan få:

1. minskad söktid

Det tar minder tid för dig att hitta dem. Du behöver inte bläddra bland en massa papper och öppna arkivskåp. Du har bara ett sökfält och minns du enbart delar av dokumentet, dyker det upp när du söker på de orden.

2. kan lättare läsa igenom dem

Du ser dokumenten på din mobil, läsplatta eller datorskärm och kan snabbt ögna igenom dokumenten.

3. ta en back-up så du inte förlorar informationen på dem

Genom att ha din dokument bdåe digitalt och på papper, vet du att de inte kan förstöras. Ingen kan stjäla dem, bränna upp dem eller se till att de försvinner om du har back-uper som du förvarar på ett säkert sätt.

4. dela dokumenten med så mågna du vill, var som helst

Genom att ha dina dokument digitalt, kan du sända dem och dela dem till vilka människor som helst, bara de har en internetuppkoppling, vilket de flesta har i västvärlden och i Asien. Såväl i de flesta afrikanska länderna också.

5. du kan ha informationen i fickan (din mobil eller läsplatta)

Du behöver inte hindras av var i världen du råkar befinna dig. Så länge du har en internet-uppkoppling kan du alltid titta på dina dokument. Du kan arbeta var som helst i världen och alltid ha tillgång till dokumenten.

Alla dessa fördelar kan du få om du gör alla dokument digitala, vill du läsa mer om digitala arkiv, läs då: http://www.digitaliseringavarkiv.se.

20 jun 2018